|
Digitalizarea nu există ca proces în sine. Se digitalizează documentele de care dispunem la noi acasă în familie. Trebuie să facem un inventar al documentelor de la noi din casă. Punem toate documentele într-o listă și scriem câteva cuvinte în dreptul fiecărui document, pentru a face regrupări după ce am terminat inventarierea.
Certificatele de naștere sunt cu caracter unic, numărul lor fiind dat de numărul membrilor familiei.
Facturile de utilități sunt cu caracter lunar pentru fiecare tip de utilitate.
Impozitul pe clădiri este anual și experiența arată că se plătește la început de an.
Diplomele sunt în număr redus și depind de fiecare membru al familiei.
Deciziile de încadrare și cele privind salarizarea au caracter sporadic.
Fotografiile sunt făcute cu telefoanele mobile cu ocazii bine definite de fiecare dintre membri familiei.
După ce am inventariat documentele, aruncțm o privire asupra lor.
Vor fi documente cu apariție unică.
Vor fi documente cu apariție anuală.
Vor fi documente cu apariție lunară.
Vor fi documente cu apariție oarecare.
Vor fi documente cu apariție dependentă de alte documente, așa cum sunt ordinele de plată, dependente de facturi.
Vor fi documente cu emitent unic.
Studiind documentele, vom identifica o serie de cuvinte pe care le vom folosi în denumirea fișierelor și în funcție de periodicitatea apariției lor, vom structura denumire documentelor. Dacă analizăm conținutul documentelor vom găsi cuvinte cheie precum ENEL, VODAFONE, ENGIE, ASE, EUROPA, TRIER, ANAF, ITP, RCA, ROVINIETA, RCS&RDS și multe altele.
Digitalizarea parțială vizează doar o parte din documentele noastre. Dacă mă ocup doar de digitalizarea documentelor mele, digitalizarea este parțială. Dacă mă ocup de digitalizarea a tot ce aparține familiei mele, este vorba de digitalizare totală sau integrală.
Se zice că lucrul trebuie bine făcut. Așa și digitalizarea, ea trebuie bine făcută din start. De aceea, după ce am inventariat documentele, trebuie să de avem în format fizic, puse teancuri lângă teancuri. Documentele trebuie să fie puse în grupuri complete. Dacă facem un teanc cu diplomele, va trebui să avem toate diplomele. Dacă nu le avem pe toate, va trebui să scriem ce documente lipsesc și va trebui să ne străduim să le procurăm și când ne apucăm să derulăm procesul de digitalizare,
să avem toate diplomele. Așa stau lucrurile și cu celelalte documente. Dacă totuși nu reușim să asigurțm caracterul copțlet al documentelor duntr-o anumită grupă, vom scrie pe o coală de hârtie A4 care este documentul care lipsește și numele fișierului pentru documentul
lipsă va include un caracter ce marchează lipsa. Conținutul documentului lipsă va include acea foaie A4 pe care este scris un text suficient de clar legat de documentul lipsă.
Noi suntem prin natura noastră persoane destul de bine organizate,
căci dacă am fi împrțștiați, atunci când vom avea nevoie de un document, suntem puși în situația să că;utăm câte un document și dacă nu-l găsim, compromitem o activitate de care depinde respectivul document.
Să dau un exemplu: să zaicem că ne trebuie pașaportul, dar lucrăm neglijent. Tocmai în ziua plecării când la ieșirea din țară trebuie arătat pașaportul, nu despunem de acest document. Nu vom pleca în excursie. Prin forța lucrurilor, când facem inventarul documentelor, în proporție de peste 90% din documentele supuse procesului de digitalizare sunt disponibile.
Digitalizarea graduală este un mod de a aborda acest proces. Vom digitaliza toate documentele ce privesc anul curent, în cazul nostru, anul 2023. Vom digitaliza documentele anului 2022. Apoi vom digitaliza documentele anului 2021. Desigur, digitalizțm cu prioritate și documentele cu durată de valabilitate ridicată, așa cum sunt certificatele de naștere și de căsătorie, diplomele, pașapoartele, deciziile de încadrare.
Este adevărat că atunci când facem inventarul documentelor vom fi ușor descurajați că teancurile de documente pr hârtie care trebuie incluse în fluxurile de digitalizare sunt destul de mari și ne cam sperie. Nu trebuie să dezarmăm prea repede, căci tehnicile de care dispunem ne permit ca să soluționăm problemele în cel mult o lună de zile, dacă lucrăm sistematic, ritmic, dedicat și inteligent. Lucrurile devin și mai simple dacă am stabilit reguli bune încă de la început și nu schimbăm aceste reguli în procesul de digitalizare.
Noi românii, avem un proverb: nu lăsa pe mâine, ce poți face azi. Acest proverb se potrivește de minune procesului de digitalizare. Dacă avem un folder cu documentele din anul 2023, și dacă azi am primit pe diferite canale 7 sau 13 documente, le vom prelua pe toate scanându-le, le pregătim exact după regulile pe acre le-am stabilit dând nume fișierelor rezultate și le stocăm în folderul cu numele 2023. Dacă avem mai multe foldere, fțrț mai stăm pe gânduri, vom duce fișierele cu denumirile date după regulile stabilite în folderele pe care deja le avem definite.
Munca noastră nu este în salturi, ci pe mă;sură ce apar documentele, căci dacț nu lucrăm ritmic, vom avea surpriza că suntem sufocați de fișiere și nu se exclude situația că din cauza vitezei nu vom include anumite fișiere, compromițând procesul de digitalizare.
Documentele cu care lucrăm ne parvin prin:
- poștț sub formă de plicuri,
- poșta electronică,
- înmânare directă a unor pagini tipărite,
- descărcare din telefonul mobil sau din aparatul foto,
- primirea uni CD sau a unui DVD de la un prieten.
Când facem inventarul documentelor, va trebui să ținem seama și de ceea ce avem în calculator , în aparatul foto sau în telefonul mobil, căci digitalizarea presupune să ținem seama și de aceste elemente, căci tot ale noastre sunt și ele.
Digitalizarea trebuie făcută; temeinic și condiția ca inventarierea să fie corect și complet făcută este condiția esențiată, căci dacă lucrțm superficial, vom fi obligați să tot facem corecții, adică sț facem cârpeli, deci o treabă improvizată, cu efecte neplăcute pe termen lung. Mereu trebuie să știm cî în loc să tot cârpim ceva, mai bine luăm totul de la zero, ceea ce nu este tocmai lucrul cel mai bun, pentru că niciodată nu ajungem să finalizăm și tot timpul vom fi doar începțtori.
(25 februarie 2023)
|