Concepte de bază ^©

FIșIERE. În opinia mea, voi considera fișierul asemeni mulţimilor din matematică, o noţiune de bază, pe care o voi defini prin exemple, fără a cădea în ridicolul celor care fac a↚-zisă știinţă devinind vaca, porcul și măgarul. Fișierul este un element dintr-o mulţime a fișierelor.
O foaie de gârtie pe care am scris o cerere, este un fișier.
Diploma noastră de opt clase, este un fișier.
Factura de electricitate pe care am primit-o luna aceasta prin poștă este un fișier.
Factura de gaz pe care am primit-o prin poșta electronică, este un fișier.
O fotografie care care am făcut-o azi, este un fișier.
Un cântec pe care l-am înregistrat pe un CD este un fișier.
O secvenţă de film pe acre am memorat-o pe un DVD din aparatul foto, este un fișier.
în contextul zilelor pe care le trăim, suntem înconjuraţi de fișiere și nu oricum, ci dispunem de nenumărate fișiere, pe care căutăm să le organizăm în a↚ fel încât să le regăsitm ori de câte ori avem nevoie. Avem nevoie de certificatul de naștere, îl avem pus în șifonier într0un biblioraft.
Aven nevoie de carnetul de șofer, îl avem în portofel și portifelul în borsetă
. Avem nevoie de o factură de electricitate de acum doi ani o regăsim în dosarul din 2021 cu facturi.
Problemele apar atunci când primim fișiere în format electronic și dacă vrem să lucrăm ca înainte, ne cumpărăm o imprimantă, tipărim tot ce primim în format electronic și ne continuăm viaţa. și cu fotografiile tot a↚ facem. Mergem și le tipărim la un magazin specializat foto și le punem în albumul de fotografii pe care îl avem de acum 10 sau 20 de ani. Viaţa curge înainte.
FOLDERE. Pentru foldere voi da o definiţie și anume, un folder este o mulţime de fișiere omogene în raport cu unul dintre criteriile pe care noi le definim.
Vorbim despre folderul fișierelor ce conţin facturi de utilităţi.
Vorbim despre folderul fișierelor ce conţin acte personale. Vorbim despre folderul fișierelor ce conţin fotografii făcute într-o excursie.
Vorbim despre folderul fișierelor ce conţin capitolele pe care le-am scris dintr-o carte.
Vorbim despre folderul fișierelor ce conţin solicitări de fonduri pentru o cauză nobilă.
Vorbim despre folderul fișierelor ce conţin articolele pe care le-am publicat.
Fișierele și folderele se referă la situaţia în care toate informaţiile pe care le vehiculăm în casa noastră sunt numai în format electronic.
DIGITALIZAREA. Este procesul prin care transformăm toate documentele primite în format fizic pe hârtie în fișiere digitale și lucrăm cu acestea pentru rezolvarea tuturor problemelor doar cu ajutorul fluxurilor electronice, adică facem:
- plăţi electronice,
- trimiterea de solicitări,
- comenzi electronice,
- schimburi de mesaje,
- semnarea de contracte,
- alocarea de resurse.
Digitalizarea corespunde situaţiei în care în viaţa noastră cotidiană am eliminat folosirea de documente tipărite sau scrise pe hârtie în relaţia cu statul sau cu alte persoane și totul se rezumă la a folosi fișiere în format electronic.
Digitalizarea este opţiunea noastră. Nu suntem obligaţi să digitalizăm documentele și să stăm în faţa calcluatorului să. rezolvăm totul simplu și ușor. Dacă vrem să mergem la ghi↞u să plătim, nu ne oprește nimeni. Dacă vrem să vedem mutrele acre ale funcţionarilor care ne așteaptă să ne umilească și nouă ne place să fim umiliţi, desigur, nu digitalizăm acele documente care ne ajută să trăim astfel de plăceri. Eu am digitalizat cam toate documentele și de la calculator:
- plătesc întreţinerea,
- anunţ indexurile contorilor de apă,
- plătesc factura de curent,
- plăresc cablul,
- prelungesc cardul european de sănătate,
- prelungesc permisul de conducere autor,
- comand pe eMAG diverse produse,
- fac rezervări de bilete de avion,
- rezerv camere la hoteluri pe booking,
- plătesc factura de gaze,
- consult orarul seminariilor,
- închei contracte cu furnizorii de utilităţi,
- pun note în catalog.
Digitalizarea are însă și costurile ei, căci nu toate documentele pe acre le am sunt sub formă de fișiere electronice. dacă sunt documente pe hârtie, trebuie să le scanez pentru a le obţine sub formă de fișiere care se stochează în memoria calcilatorului.
Carcateristicile procesului de digitalizare sunt:
- continuitatea,
- planificarea,
- rigurozitatea,
- omogenitatea,
- predictibilitatea,
- stabilitatea,
- mentenabilitatea,
- perfectibilitatea,
- corectitudinea,
- testabilitatea,
- verificabilitatea,
-completitudinea.
Nu este deloc simplu să asigurăm toate aceste caracteristici procesului de digitalizare, dar dacă suntem atenţi și înainte de a ne apuca de lucru ne documentăm, vom reuși să facem lucrurile din ce în ce mai bine. Trebuie să învăţăm din cărţi, din experienţa altora și să ne dezvoltăm propriile noastre proceduri pe care să le aplicăm și roadele nu vor înceta să apară.
(24 februarie 2023)