Digitizarea

Digitizarea este procesul prin care sunt create fişiere de tip imagine, sunet sau text folosind fotografii, obiecte, evenimente, manuscrise, cărţi, reviste, documente, filme pe celuloid sau orice altă componentă din viaţa reală. Digitizarea este un proces complex, care necesită eforturi extrem de mari şi proceduri care să asigure derularea în condiţii foarte bune, căci reluarea acestui proces pentru a elimina erorile este deosebit de costisitoare. Numai dacă ne imaginăm că am scanat 500.000 de cărţi şi la una dintre cărţi nu a fost scanată o pagină, reluarea presupune:
- a căuta cartea din cele 500.000 de exemplare,
- răsfoirea până se ajunge la pagina ne-scanată,
- scanarea paginii,
- inserarea imaginii scanate pentru a da continuitate şirului de imagini ale cărţii,
- punerea la loc printre cele 500.000 de cărţi a cărţii la care s-a produs eroarea.
Digitizarea trebuie să fie tratată ca un proces caracterizat prin:
- completitudine,
- corectitudine,
- omogenitate,
- stabilitate,
- repetitivitate,
- fiabilitate,
- mentenabilitate,
- portabilitate,
- unicitate.
Digitizarea se realizează pe baza unui plan, a unor proceduri, urmărindu-se un obiectiv definit cu claritate. Cei care derulează astfel de procese nu trebuie să fie novici. Ei trebuie să cunoască:
- instrumentele cu care lucrează,
- dinamica procesului,
- riscurile generatoare de reveniri,
- resursele de care dispun.
Orice altă abordare se soldează fie cu un eşec răsunător, fie cu eforturi inimaginabil de mari pentru ca face repararea celor făcute incorect sau repunerii în corespondenţă corectă a elementelor din lumea reală cu cele rezultate din digitizare. Să ne imaginăm că am scanat 10.000 de fotografii şi am găsit un sistem de punere în corespondenţă a fotografiilor cu texte lămuritoare. Din întâmplare textul de la fotografia IMG_3542 a fost pus la fotografia IMG_7193 şi la fotografia IMG_3542 este dublat textul de la o altă fotografie. Toate acestea ne-au fost semnalate de cei care au accesat albumul, deşi noi am verificat înainte de a face postarea. Corectarea presupune:
- identificarea textului ce trebuie pus în corespondenţă cu IMG_3542,
- punerea în corespondenţă a fotografiei IMG_7193 cu textul de la IMG_3542,
- verificarea dacă operaţia de corectare a erorii a fost făcută fără a genera alte erori.
Crearea de componente pentru avuţia naţională digitală presupune operarea cu un număr foarte mare de componente. Dacă se doreşte digitizarea de reviste, o revistă vu 30 de volume, care apare trimestrial, are 120 de numere. Dacă în medie un număr are 100 pagini, a digitiza înseamnă a scana 12.000 pagini. Lucrurile nu sunt groaznice dacă în refacţiile revistelor se mai păstrează formatul digital al ultimelor numere. Dacă aşa ceva nu există, musai trebuie procedat la scanare pagină de pagină a fiecărui număr, operaţie foarte dificilă, mai ales în condiţiile inexistenţei unor dispozitive care să automatizeze procesul scanării paginilor, fără a mai fi nevoie de răsfoirea manuală a revistelor. Intraţi pe revistele cu format digital şi vedeţi câte dintre ele au toate numerele disponibile în format digital revista Informatica Economică le are pentru că o echipă din care şi eu am făcut parte am avut ca obiectiv completitudinea digitizării acesteia.
Lucrurile devin de un dramatism înfiorător când este vorba de zone unde volumul elementelor de digitizat este covârşitor. Este vorba de a digitiza cărţile bibliotecilor cu peste 2.000.000 de exemplare sau de a face conversia arhivei cu peste 20.000 de filme în role de celuloid, care sunt extrem de fragile. Eu am digitizat sute de documente şi mi-am creat proceduri eficiente şi tot au apărut unele erori. La noi există specialişti în crearea de arhive electronice de documente pentru organizaţii de mare complexitate. Ei ar trebui să se apuce să scrie despre experienţa lor, astfel încât toţi ceilalţi să înveţe şi să lucreze bine din start.
Digitizarea este un proces format din etape precum:
- pregătirea strategiei,
- definirea obiectivului, - elaborarea de proceduri,
- achiziţia de echipamente,
- instruirea personalului,
- realizarea unui experiment,
- evaluarea rezultatului,
- efectuarea de corecţii,
- derularea digitizării,
- analiza rezultatului,
- măsurarea calităţii,
- efectuarea de corecţii.
- Predarea produsului final.
Trebuie pornit de la ideea că una este să se lucreze cu 10 sau 100 de fotografii şi cu totul altfel stau lucrurile când se lucrează cu 100.000 de fotografii. Una este să deruleze procesul de digitizare o singură persoană şi cu totul altfel stau lucrurile când digitizarea o fac 10 persoane neomogene ca nivel de calificare şi ca profesionalism în derularea procesului ca atare. Este obligatorie verificarea bob cu bob a ceea ce au digitizat cei 10 membrii ai echipei şi numai după ce se ajunge la concluzia că cele 10 produse intermediare corespund 100% criteriilor de calitate impuse se va produse concatenarea lor pentru a obţine livrabilul către beneficiar.